Cet article fait suite à une première explication générale du Second Cerveau, que vous pouvez retrouver ici.

Voici le second cerveau de Justine

Sûrement comme beaucoup, j’ai commencé à m’organiser en faisant de simples to-do lists sur des post-it. Cela paraît anodin à première vue, mais étant de nature très stressée, cela m’a été très utile pour me vider l’esprit et mettre à plat concrètement les tâches que j’avais à faire. Avec ça, j’ai vite remarqué que ce qui prenait beaucoup de place dans ma tête, et donc qui me générait beaucoup de stress, ne représentait finalement que quelques lignes sur le papier. J’ai donc commencé à tout noter et je me suis retrouvée avec une montagne de post-it. Bien souvent, je finissais par en perdre ou les oublier.

Voilà donc comment j’ai commencé mon aventure dans le monde de l’organisation ✨

J’ai longtemps cherché un outil unique dans lequel je pourrais regrouper tous mes besoins, tout centraliser pour tout retrouver facilement et qui, en plus de cela, serait ultra personnalisable. J’avais vraiment pour objectif d’atteindre un aesthetic qui me ressemble et qui soit digne de Pinterest. Dans ma quête, je suis donc passée par pas mal d’applications différentes, mais les deux dans lesquelles je me suis le plus investie sont Notion et Goodnotes (sur iPad).

Malheureusement, je n’ai pas conservé d’images de mon Notion de l’époque, mais pour vous donner une idée, voici un échantillon de mes inspirations, ce qui vous donne un aperçu très proche de ce que j’avais mis en place. Mon Notion se composait donc d’un seul dashboard qui regroupait à peu près tout, du calendrier à des listes en tout genre, des todo lists et pas mal de pages vides … Bref un bric à brac de ma vie avec une organisation douteuse, mais au moins c’était joli.

Pour ce qui est de Goodnotes, j’ai commencé à m’en servir en tant qu’outil de prise de notes pour mes cours et à cela, s’est vite ajouté un espace de journaling. On pouvait y retrouver une vue avec le planning, les priorités, le todo de la journée et un calendrier mensuel. Malheureusement, ce format a été trop compliqué à tenir pour moi. Trop souvent, j'oubliais de remplir la page du jour ou je le faisais en rétrospective, ce qui entraînait la perte de l’aspect de planification, pour finalement ne devenir qu'un simple journal.

Après avoir malheureusement laissé à l’abandon ces deux outils après quelques mois d’utilisation, j’en suis simplement venue à la conclusion que cette façon de faire ne me réussissait pas. J’ai passé plus de temps à configurer et à personnaliser ces outils qu’à les utiliser et je n’ai pas réussi à rester engagée et active très longtemps.

De ces expériences, j’ai su en tirer quelques leçons :

• Avec le “tout-en-un”, mon espace de travail est vite devenu chaotique. Je trouve que l’organisation est très subjective quand on n'y applique pas de méthodologie, ce qui fait que je finissais par me perdre dans les profondeurs de mon propre système en tentant de retrouver une information.
• Un autre point critique a été la gestion du calendrier, notamment entre les agendas scolaires, professionnels et personnels… Je n’arrivais pas à être satisfaite à 100% à chaque fois, soit à cause d’un problème de synchronisation, soit parce que cela me prenait trop de temps pour le maintenir à jour.
• Je considère que j’ai poussé un peu trop loin mon envie de personnalisation. Ma volonté d’avoir un espace esthétique et agréable à regarder s’est faite au détriment d’un espace facile à utiliser. Les informations qui pouvaient être utiles ou importantes étaient noyées dans un océan d’images et de widgets.

Néanmoins, je retiens aussi des aspects positifs, particulièrement dans l’utilisation de ces outils. En effet, j’ai beaucoup apprécié le fonctionnement de Notion et toutes les options proposées. Malgré ça, je me rends bien compte que je n’ai pas utilisé toutes ses options au maximum de leur potentiel. Même sans cela, c’est un outil que j’ai trouvé très agréable à utiliser et assez simple à mettre en place quand on se contente de contenu peu complexe. En ce qui concerne Goodnotes, j’ai beaucoup aimé m’en servir pour prendre des notes grâce au format tablette surtout lorsque l’utilisation d’un ordinateur portable pouvait être encombrante. Je pense que je continuerai de me servir de cet outil pour cette raison, mais aussi pour réaliser des maquettes wireframes, car j’aime le fait de pouvoir le faire en dessinant et le format numérique permet de les partager rapidement.

Un nouveau départ

Et c’est tout récemment que, dans une conversation sur l’organisation au travail, je me suis souvenu que finalement, moi aussi, j’adorais ça, l’organisation. C’est ainsi que j’ai découvert le concept de Second Cerveau et que je me suis dit qu’il était temps de m’y remettre, mais avec plus de cadre et de méthodologie cette fois. J’ai commencé par écrire une liste de mes besoins et j’en suis arrivée à la conclusion qu’il me fallait :

• Un calendrier, dans lequel je peux voir mes réunions et événements professionnels ainsi que mes rendez-vous personnels.
• Une todo list, avec des boards pour mes projets professionnels ou personnels et des checkboxes classiques pour les tâches plus simples.
• D’un endroit pour les prises de notes, facilement utilisable et partageable avec d’autres personnes, mais aussi que je puisse y avoir accès sur tous les supports (PC, tablette, smartphone).
• Un stockage de fichiers et d’images.

Tout ça ne vous dit pas quelque chose ? Il faut croire que si je ne suis pas la seule à en être venu à cette conclusion, c’est bien pour une raison.

C’est donc avec cela en tête que je me suis lancé dans la création de mon propre système. J’ai donc commencé par me renseigner sur le sujet et j’ai fini par définir un outil spécifique pour chacun de mes besoins afin d’être sûre d’avoir un outil performant et complet dans un domaine en particulier. Comme vous pouvez vous en douter, je n’ai pas perdu l’envie d’avoir un environnement qui me correspond et soit esthétique, cependant je prends un peu sur moi pour garder cela sous contrôle et le faire de façon minimaliste pour ne pas reproduire mes erreurs passées.

Calendrier

Pour le calendrier, je suis partie sur Google Agenda dans lequel j’ai pu ajouter mon calendrier professionnel et personnel sans problème. En plus de cela, j’ai aussi décidé de mettre en place du Time Blocking pour m’aider à m’organiser avec différents blocs :

• Daily : qui sont les activités non négociables de mon emploi du temps comme mes rituels du matin ou du soir, la pause repas, etc.
• Side quest : qui sont des activités servant un objectif que j’ai envie de mettre en avant.
• Work : qui est lié à mes tâches Todoist qui sont récurrentes.
• Time Blocking (le nom est peut-être à revoir…) : qui rythme mes activités professionnelles.

Manager de tâches

Pour les todo list, j’ai décidé d’utiliser Todoist, car après avoir essayé pendant un temps, j’ai trouvé qu’il correspondait bien à ce que je cherchais, c’est-à-dire :

• Simple à utiliser.
• On peut regrouper les tâches dans des projets ou des sections et on a aussi la possibilité d’afficher les tâches sous forme de board.
• Il y a 4 niveaux de priorité par défaut, ce qui aide à visualiser les tâches les plus importantes.
• Il est possible de donner une deadline à une tâche ainsi qu’une durée (mais seulement dans l’option payante).
• On peut ajouter une intégration Google Calendar avec ses projets, ce qui fait que lorsque l’on ajoute une date à une tâche, on va la retrouver dans notre calendrier.

Carnet de notes

Pour la prise de note, j’ai voulu donner une seconde chance à mon Notion à condition de faire le ménage et d’organiser tout ça en suivant une méthodologie pour éviter de reproduire (encore une fois) mes erreurs. Et pas de fioritures cette fois, on se concentre sur l’essentiel ! Je l’utilise donc principalement pour prendre tout type de notes provenant d’articles, de livres, des notes de réunions ou de simples idées qui me traversent l’esprit et que je trierai dans un second temps.

Stockage

En ce qui concerne le stockage des fichiers et des images, j’utilisais déjà très souvent Google Drive, je n’ai donc rien changé, sauf peut-être un petit ménage de printemps pour trier tout ça.

Méthodologie

Vous aurez peut-être remarqué, mais dans tous mes outils, l’organisation des dossiers se fait de la même façon : Projets, Areas, Resources, Archive. En effet, j’ai suivi la méthode PARA pour organiser l’information dans mon second cerveau. Avec cela, l’objectif est de classer et de retrouver rapidement une information dans mon système, c’est pourquoi je l’ai appliquée sur tous mes outils.

En plus de tout cela, j’ai aussi commencé à mettre en pratique une Revue Hebdomadaire (Weekly Review), pour faire un point sur la semaine qui s’est écoulée et préparer celle qui arrive. Cela me permet aussi de faire un point sur mes objectifs et les actions mises en place pour les atteindre et globalement de garder mon système toujours à jour et rangé.

Conclusion

Si je dois donner quelques conseils suite à cette expérience, c’est que l’on peut commencer petit et agrandir son système au fur et à mesure de nos besoins. Pas besoin de commencer avec une structure très complexe qui peut rapidement nous submerger. C’est tout à fait normal d’essayer, de re-faire et de donner des secondes chances jusqu’à trouver un système, une méthode qui nous correspond et dans lequel on se sent à l’aise.

C’est ici que s’arrête mon récit, mais l’aventure dans le monde de l’organisation continuera son petit bout de chemin, car je suis convaincue que, notre système, comme notre vie, est amené à changer et à évoluer.

Incrémentation du second cerveau d'Alexis

Pour ma part, ça fait un moment que ce système est en place. Depuis ses débuts, il a évidemment subi différentes modifications suite à des itérations. Il est complètement normal de changer son système de temps en temps, il ne faut juste pas le changer constamment afin de construire des habitudes.

J'ai récemment découvert que je suis atteint d'un TDA/H. J'ai donc décidé de faire quelques changements pour m'adapter à cette condition au mieux. Je vais d'abord commencer par expliquer ce qu'est un TDA/H pour les néophytes, puis faire un état des lieux pour séparer ce qui va de ce qui ne va pas et enfin, nous aborderons l'incrémentation que j'ai choisi après quelques recherches et tests.

TDA/H ?

Je ne suis ni psychologue ni médecin, mais je vais faire de mon mieux pour vous présenter le sujet. En cas de besoin, n'hésitez pas à consulter un·e professionnel·le de santé.

Le TDA/H ou Trouble du Déficit de l'Attention avec ou sans Hyperactivité est un trouble du neurodéveloppement qui affecte les fonctions cognitives d'un individu. Ce trouble peut avoir un impact sévère sur différents aspects comme la vie personnelle, les relations sociales ou encore le travail. Il se décline en 3 différents types :

• Type inattentif : difficultés à se concentrer / rester concentré, mémoire court terme défaillante, etc.
• Type hyperactif : agitations, prises de décision impulsives, difficultés à attendre, interruption des autres, etc.
• Type combiné : mélange des deux précédents.

Pour un adulte, le TDA/H peut influencer le travail d'une personne de bien des manières. En voici quelques exemples :

• Concentration irrégulière : problématique avec le maintien de l'attention sur une tâche, difficulté à terminer les travaux, les activités ou les projets, mémoire irrégulière, et, aussi curieux que ça puisse être, hyper-focalisation.
• Gestion du temps & organisation : perception biaisée du temps, difficultés à respecter des délais ou à prioriser, etc.
• Performances peu consistantes & confiance en soi : moins productif qu'une personne neuro-typique, impression de travailler dans le vide.
• Réunion & communication : attention réduite sur les capacités d'écoute, suivi des réunions difficiles, interruption des autres dans leurs discours.
• Etc.

Il est cependant important de noter que le TDA/H ne se manifeste pas de la même manière chez tous les individus.

État des lieux

Depuis petit, je sais que j'ai du mal à honorer mes rendez-vous et que je suis rapidement submergé par le nombre de tâches à terminer quotidiennement. C'était devenu ingérable en école supérieure. Ainsi, j'ai mis en place un calendrier et une todo-list pour m'aider à régler ce problème. En effet, il est souvent recommandé aux personnes neuro-atypiques d'utiliser des outils tels que des listes de tâches et un calendrier. Ce fût d'une GRANDE aide.

Aujourd'hui, sans mon calendrier, je ne fais rien. Par la suite, j'ai souscrit un abonnement à iCloud afin d'avoir du stockage en ligne et pouvoir accéder à mes documents à tout moment. Enfin, j'utilise une poignée d'applications pour prendre des notes.

C'est cette brique, la prise de notes, que je souhaite réitérer pour les raisons que je détaillerai un peu plus tard.

Calendrier

Fantastical est une application premium (avec abonnement) pour macOS, iPadOS, iOS et watchOS. Parmi la flopée de fonctionnalités utiles que propose l'app, ce sont surtout les intégrations d'Apple Calendar, d'Apple Reminders, Google Calendar et Google Todo qui me sauvent la vie. Cela me permet de mieux séparer les différents évènements de ma vie sur différents calendriers et d’avoir un code couleur clair.

Manageur de tâches

Things est une application premium pour macOS, iPadOS, iOS et watchOS. Par le passé, j'ai pu passer par plusieurs apps comme Trello, Click-Up ou Notion, mais je suis finalement resté sur Things car très simple d'utilisation et pourtant très versatile. Things possède une boîte de réception qui permet un brain dump à tout moment, une vue Today pour se concentrer sur l'essentiel. L'application fait aussi la différence entre la date de début et la deadline d'une tâche et permet de customiser ses propres tags comme un tag "Important" afin de mieux prioriser les tâches et organiser ma journée.

Point bonus pour Things qui récupère les évènements de mon calendrier afin d'avoir une vue globale sur la journée en cours.

Stockage Cloud

iCloud est un service premium (avec abonnement) proposé par Apple pour son environnement. Étant un utilisateur de leurs produits, iCloud est un choix parfait pour la synchronisation de mes fichiers à travers mes différents appareils. iCloud est même accessible sur Windows via l'application du même nom. Une fonctionnalité pratique d'iCloud est le fait que le service télécharge localement les fichiers les plus utilisés afin d'y accéder même sans internet.

Notes

Enfin, Notes est une application proposée par la suite Apple pour macOS, iPadOS et iOS. L'application est aussi disponible sur Windows via le site icloud.com. Cependant, c'est loin d'être la seule app que j'utilise… :

• J'utilise Apple Notes pour 90% de mes notes au quotidien. Apple Note est très, voire trop simple d'utilisation et se synchronise très vite via iCloud. Apple Note me pose un problème majeur. Je considère mes notes comme des informations qui doivent rester pérennes dans le temps. Or, elles sont stockées sur les serveurs d'Apple, sans aucune possibilité de les exporter ailleurs au besoin.
• J'utilise Notion pour la prise de notes de contenu (vidéo, articles, podcasts, etc.). C'est une application très versatile et complexe, mais elle est trop personnalisable pour moi. En effet, j'ai tendance à passer plus de temps à améliorer mes templates qu'à effectivement prendre des notes. Aussi, quelques éléments concernant la vie privée me posent problèmes : Notion ne prend pas en charge le chiffrement de bout-en-bout, ce qui rend vos informations vulnérables en cas de fuite de données (plus d'infos ici).
• J'utilise LegendKeeper pour organiser mon monde créatif et mes sessions de jeu de rôle (Donjons & Dragons, Pathfinder). C'est un outil immensément pratique, simplement irremplaçable, me permettant de world-builder aisément et partager mes mondes avec mes joueurs.
• J'utilise Miro & Figma pour brainstormer sur les whiteboards. Les deux applications sont extrêmement pratiques lorsque je n'arrive pas à structurer ma pensée (ce qui arrive souvent). Malheureusement, au-delà des versions d'essais, il faut payer pour créer plus d'une poignée de whiteboards et je ne souhaite pas payer.
• Enfin, plus rarement, j'utilise un carnet de notes physique pour mes notes professionnelles.

Je pense que c'était évident pour tout le monde, mais ça fait beaucoup d'applications pour une même fonction. C'est définitivement le principal chantier de cette itération.

Mon incrément

Après moultes recherches, je me suis positionné sur l'application Obsidian sur laquelle j'utilise la méthodologie ACE.

Obsidian

Obsidian est un logiciel simple permettant de créer des notes en Markdown sur Linux, Windows, macOS, iPadOS, iOS et Android. Obsidian apporte énormément de plus-value en proposant des multitudes de fonctionnalités tout en restant très minimaliste :

• Obsidian est gratuit !
• Par défaut, Obsidian sauvegarde ses données localement. Couplé au fait que les notes soient écrites en Markdown (extension .md), Obsidian rend le fait d'extraire ses notes très simples (j'ai fait le choix de stocker mon dossier Obsidian sur iCloud afin d'y avoir accès sur Windows ainsi que mon iPhone).
• À la manière d'un lien hypertexte, Obsidian permet de lier plusieurs notes entre elles. Ainsi, il est possible de créer un wiki personnel avec des liens vers d'autres notes ou vers un site extérieur. La liaison de notes entre elles reflète mieux la manière dont mon cerveau pense et fonctionne donc ça me convient parfaitement. On peut aussi visualiser les liens entre les notes grâce à un graphe, bien que cela soit plus joli qu'utile à mon sens.
• En plus des liens, l'application propose aussi des dossiers et des tags pour organiser ses notes comme bon nous semble.
• Obsidian permet de créer des canevas réglant ainsi le problème des whiteboards avec Miro et Figma.
• Obsidian propose des centaines de plug-ins développés par la communauté, libres d'accès. Si une ou plusieurs fonctionnalités vous manque, vous la / les trouverez probablement là-bas !
• La communauté est très active, notamment sur les forums communautaires tels que Discord ou Reddit.
• Etc.
• J'ai déjà dit que le logiciel était 100% gratuit !? (hors cloud)

Finalement, je me débarrasse donc d'Apple Notes, Miro, Figma et Notion, mais je garde LegendKeeper aux côtés d’Obsidian.

Méthodologie ACE & AKCE

Je suis parti d'une base de méthodologie ACE avant de la modifier très légèrement pour mes besoins.

J'ai ajouté quelques éléments, mais voici l'organisation AKCE (prononcé AXE) que j'utilise :

• Un dossier + dans lequel je dépose (cf. brain dump) mes nouvelles notes afin de les ranger plus tard.
• Un dossier Atlas :
  • Le dossier • Maps contient mes MOCs (Maps of Content, en français "carte de contenu". Les MOCs permettent de relier les idées semblables ensembles. Ce n'est pas un terme que je vais développer dans l'article. Plus d'infos ici).
  • Le dossier Utilities contient mes templates, mes images, etc.
• Un dossier Knowledge pour séparer les MOCs et la connaissance (initialement dans Atlas) :
  • Le dossier Codex regroupe l'ensemble de mes notes provenant de lecture et de visionnage de différents médias (feu mes notes Notion donc).
  • Le dossier Thoughts regroupe l'ensemble de mes idées, aussi volatiles soient-elles.
• Un dossier Calendar :
  • Le dossier Compass regroupe mes notes d'objectifs d’avenir.
  • Le dossier Dailies regroupe mes notes de journaling.
  • Le dossier Logs regroupe un tracking d'input pour des sujets spécifiques au cours du temps (ex : notes de réunions).
• Un dossier Efforts :
  • Globalement, on y trouve des dossiers pour différents projets (ex : développement d'une app, préparation d'une soirée, etc) ou domaine sans réelle deadline (ex : finances, santé, identité, etc).
• Une note Home qui me redirige vers les différents thèmes ou sections. C'est ma porte d'entrée à ce wiki personnel en construction continue —Techniquement, la note devrait se trouver dans Atlas/• Maps mais par souci d'accessibilité, je l'ai laissé en dehors.

Qu'en est-il de mes autres méthodologies ?

Eh bien… Ma méthodologie est pour le moins globalement chaotique. Je range mes éléments dans des dossiers représentant des domaines de vie (personnel, finance, travail, etc). Cependant, je ne suis pas satisfait de cette méthode, car au fil du temps, elle s'est beaucoup verticalisée, rendant le fait de trouver ce que je cherche plus complexe qu'il n’en paraît. Mais, c'est un chantier pour une autre fois. Un incrément à la fois.

Conclusion

En plus des changements majeurs que j'ai appliqués sur ma méthodologie de prise de notes, j'ai fait quelques retouches mineures sur mes autres outils pour éviter de faire des "ADHD paralysis" (difficulté à initier des tâches malgré la motivation suite à un sentiment de débordement dû au TDA/H) :

• Réduction du nombre de calendriers (passage d'un peu moins de 20 calendriers à 8, aujourd'hui).
• Création de tags sur Things pour distinguer les tâches urgentes et / ou rapides par rapport à d'autres.
• Achat d'une smart watch pour avoir accès à mon calendrier et ma todo-list à tout moment.

En réfléchissant à mon propre parcours d'implémentation du concept du Second Cerveau et aux ajustements personnels apportés, il devient évident que personnaliser ce système selon ses besoins spécifiques est essentiel. En adaptant cette approche à ma propre méthodologie, j'ai découvert une efficacité accrue et une gestion plus intuitive des informations.

Nous espérons que nos retours d'expériences respectives pourront vous servir de guide dans le vaste monde des outils de productivité ! Bon courage !

Sources

• Nos vies ✨
• Chaine YouTube de Tiago Forte
• The Ultimate Guide to File Organization
• A Simple Productivity System (That Actually Works)
• My Simple Productivity System
• I learned a productivity system for organizing my life
• How to Build the Ultimate Productivity System
• Manuel de l’Hyperactivité et du déficit de l’attention, Ed. Eyrolles
• Attention deficit hyperactivity disorder (ADHD/ADD)
• The ADHD Notetaker
• Stop Procrastinating With Note-Taking Apps