Outillage du Scrum Master d'équipes distribuées (partie I)

Introduction

Et oui, effectivement les garçons : c’est l’an 2000 et il est parfois nécessaire dans un contexte projet complexe de répondre à des problématiques de travail à distance ou avec des équipes distribuées. Il est donc primordial de bien s’équiper pour faire face à :

  • La différence de fuseau horaire,
  • La différence de langue,
  • La vision,
  • La communication,
  • La collaboration,
  • Etc.

C’est encore plus vrai aujourd’hui, avec le COVID-19 qui nous force au travail en équipes ultra-distribuées. Je vous propose ce premier article pour partager les premières idées et solutions techniques à votre nouveau quotidien.

Un peu de contexte

Si le contexte vous passe au dessus,

Cela va faire bientôt dix mois maintenant que je travaille depuis Bordeaux sur un produit avec une équipe de développement basée principalement sur Lyon.

Le périmètre ayant beaucoup évolué, nous sommes passés d’un MVP de trois mois pour quatre personnes à :

  • 2 développeurs, Lyonnais ;
  • 2 DevOps/Cloud (intitulé de poste étrange, mais ce sont des développeurs spécialisés dans l'industrialisation logicielle et l’architecture pour le Cloud) ;
  • 1 développeur, Bordelais ;
  • 1 équipe Ippon support, plus globale pour le DevSecOps (DevOps avec une couche sécurité intégrée) ;
  • Le Product Owner, côté client Lyonnais : Oui oui, pour de vrai et qui est sur Lyon, mais qui doit voyager souvent ;
  • 1 architecte partie prenante, côté client Lyonnais ;
  • 1 équipe du client à Pékin pour la partie du code historique.

Et demain, probablement, ce produit va faire des petits dans un plus vaste projet, avec par exemple le marché américain.

Dans ce contexte, en tant que Scrum Master, je dois composer avec cette situation qui peut sonner dissonante sur la partition de l’Agile Manifesto. Dans un second article, je m’attarderai plus sur mon travail avec l’équipe, les problèmes que j’ai rencontrés, les pièges, les améliorations pour la prochaine fois.

Notre sujet pour ce premier article : les outils !

Je vais vous présenter ce que j’utilise dans mon quotidien depuis les tranchées, mais aussi des alternatives, réparties par thèmes.

Et comme c’est vous, j’irai chercher d’autres outils pour aller plus loin...


🚨 Attention 🚨

J’apporte un jugement qui n’engage que moi. Mon avis peut évoluer demain en raison de l’évolution des fonctionnalités, des tarifs ou toutes autres raisons et expérimentations.

Il ne faut pas oublier que le contexte dans lequel l’outil est utilisé peut influencer votre jugement :

  • personnalisation,
  • droits d’accès,
  • niveaux de l’offre,
  • accès à distance via VPN,
  • latences réseaux,
  • système d’exploitation utilisé : Windows, Mac OS, Linux,
  • navigateur web,
  • etc...

De plus, je ne connais clairement pas toutes les limitations des outils qui peuvent influencer le choix de telle ou telle solution (nombre de participants max, rétention des informations, stockage, prix, ...).

Les solutions

Les outils étant de plus en plus riches en fonctionnalités, certains peuvent se retrouver dans plusieurs thèmes. Pour plus de clarté, je vais détailler l’outil dans le thème qui me semble le mieux lui convenir.

Je tâcherai de montrer les avantages, mais aussi les limites.

Communication

Dans cette catégorie il y a deux mastodontes : Teams et Slack.

Slack, la référence

Slack est un outil de messagerie instantanée, vidéo conférence, espace privé pour des équipes ou communautés.

Il n’est probablement pas le précurseur dans le domaine, mais il est très vite devenu la référence. C’est une valeur sûre pour un grand nombre d’entreprises qui souhaitent une solution gratuite.

L'interface est claire, simple et personnalisable pour les fans des modes sombres. Il est aussi possible d'épingler des messages importants et de naviguer dans l’historique des conversations des différentes salles de conversations.

Concernant la discussion audio et vidéo, c’est déjà moins simple. Il faut contacter les personnes pour créer une conversation directe, puis vous pouvez appeler le groupe.

L’outil existe en version gratuite, ou payante, par utilisateur et par mois, qui ajoute quelques fonctionnalités à l’outil, principalement d’administration et de stockage de données.

Avantages Inconvénients
• Beaucoup de plugins et addons pour augmenter les fonctionnalités Ex: Bot Jenkins, GitLab et d’autres notifiers utiles (ou non) • Gourmand en ressources
• Audio et Vidéo pas très user-friendly

Remarque: Il existe Mattermost, véritable jumeau de Slack, si vous souhaitez installer votre propre instance sur un serveur de l’entreprise. En plus, il est opensource !

Teams, le challenger

Après Lync et le rachat de Skype, Microsoft a créé la solution Teams pour venir jouer sur le terrain de Slack.

Cet outil est devenu très rapidement l’outil principal de beaucoup d’entreprises. L’atout majeur de Teams est qu’il est très connecté aux autres outils de la suite Office de Microsoft (Excel, Word, Sharepoint and co.).

Il est également gratuit avec une version payante par utilisateur et par mois, pour plus de support aux entreprises.

Avantages Inconvénients
• Environnement Office • Sentiment de lourdeur
• Navigation dans les menus ou création de conversation pas toujours intuitive

Gmail/Hangout/Meet

Google propose aussi ses solutions : Gmail, l’indémodable client mail, mais aussi Hangout et Meet. Le premier permet la création de conversations via des messages instantanés, mais aussi par audio ou vidéo. Quand au second, il est lui spécialisé dans la communication par vidéoconférences. Pas toujours évident de faire la différence.

Il est facile avec Google Agenda ou Gmail de créer une vidéoconférence Meet pour tous vos participants.
Vous n’avez pas fini d’entendre :

”Est-ce qu'il y a un lien Hangout disponible pour la réunion kata de ce midi ?”

Discord, l’outsider

Moins connu par les entreprises, il est très populaire dans l’univers du jeux vidéo.

Discord a une vision produit très différente de celle de Slack ou de Teams puisqu’il est véritablement orienté sur la voix — dans le domaine du jeu vidéo.

ll est possible de créer des canaux de discussion exclusivement textuels, mais surtout des canaux uniquement vocaux, ce qui est son point fort. Très facile donc pour garder l’esprit de l'open space. Changer de canal est très simple pour entamer une discussion “face à face” ou à plusieurs, sans devoir créer systématiquement des invitations.

Un autre point fort est indéniablement la qualité du son, lors des conversations vocales.

Avantages Inconvénients
• Appuyer pour parler • Pas ou peu d’intégration avec des outils professionnels “classiques”
• Canal de discussion vocal dédié • Partage d'écran en 720p (dans la version gratuite)
• Peu gourmand en ressource

Gestion de projet

La gestion de projet et des tickets de travail est importante pour tracer des idées de fonctionnalités, suivre l’avancement, observer et corriger les dérives, planifier la suite.

Jira

Sans conteste la solution dans toutes les têtes aujourd’hui pour répondre à ce besoin. Jira vous permet de créer des tickets, les ajouter dans un tableau de bord et suivre l’avancement. Je fais simple : il y a tellement plus à faire avec cet outil !

Malgré une interface très fournie, il reste agréable à utiliser, une fois bien pris en main.

Attention néanmoins à garder un flux de gestion des tickets simple et de limiter le nombre de champs par ticket, sinon vous aurez rapidement une usine à gaz que seule l’équipe dirigeante voudra utiliser.Il existe une version SaaS, mais vous pouvez avoir votre propre instance sur votre serveur d’entreprise.

Avantages Inconvénients
• Il peut tout faire • Licence
• Grosse communauté avec beaucoup de connexions et d’applications tierces qui permettent d’enrichir l’outil • Il peut tout faire

GitLab

GitLab est un gestionnaire de version ++. Ou, pour vulgariser, un dépôt de code source versionné.

Au fil du temps, GitLab a étoffé son offre et maintenant, il possède également une gestion du backlog riche, un tableau de bord type Kanban, les épopées, graphiques d’avancement, etc.

L’avantage est qu'il est déjà dans l’univers de vos développeurs, ça leur parle. Sur le même modèle que Jira, il existe une version SaaS, mais vous pouvez avoir votre propre instance chez vous.

Avantages Inconvénients
• Outil tout-en-un : de l’idée à la priorisation, réalisation du code et tests, jusqu’au déploiement en production. “Alors, heureuse ?” • Nécessite une licence
• Logiciel open source • Univers moins familier pour un non-développeur

Trello

Beaucoup plus limité que GitLab et Jira, Trello reste simple et efficace pour la création de tickets et la gestion en colonnes des tâches à réaliser pour faire le suivi de manière collaborative.

Avantages Inconvénients
• Gratuit • Limité (Keep It Simple Stupid ?)
• Simple d’utilisation
• Attacher des check-list aux tickets, pratique pour les DOD


Travail collaboratif

Google Drive

Si vous avez un compte Google, vous avez certainement déjà utilisé Google Drive pour stocker et partager des fichiers. Il permet également de créer des documents, à la manière de la suite Office :

  • Traitement de texte avec Google Docs (Word),
  • Tableau, Google Sheets (Excel),
  • Présentation, Googles Slides (Powerpoint)

Et ce, de manière collaborative !

"Seul on va vite, ensemble on va loin" — Proverbe africain

Si vous n’avez pas Microsoft Office, c’est une bonne alternative gratuite, dans la limite de l’espace de stockage offert.
Il existe également une version Google Suite pour les entreprises voulant totalement se couper des services de Microsoft.

Avantages Inconvénients
• Gratuit • Google, ce qui peut être limitant, notamment avec l’équipe Chinoise
• Google :)
• Terriblement bien intégré à notre quotidien, il est encore plus facile de ne plus décrocher, même sur son smartphone

Sharepoint

La solution Microsoft pour l’intranet de travail en équipe et de stockage documentaire. Cet outil est aujourd’hui bien intégré dans l'écosystème Office, voire même transparent, par exemple dans Teams.
Je n’ai pas spécifiquement travaillé dessus, mais la solution est à envisager si vous avez déjà une utilisation de Microsoft Office 365.

Klaxoon

Mon coup de cœur depuis longtemps !

Klaxoon est un pur outil collaboratif, de type “tableau blanc numérique”. Des post-its, du dessin, des images... Il vous permet d’animer un atelier d’idéation sans devoir ranger la salle après.

Vous pouvez également en sortir un rapport complet avec les images, les discussions, les feedbacks de l’atelier, que vous pourrez réutiliser dans votre Excel adoré.

Je l’utilise pour mes rétrospectives de sprint, partager une roadmap ou animer un atelier d’EventStorming. Mais il y a tellement d’autres utilisations possibles ! Car l’outil ne se limite pas qu’au tableau blanc : quizs, questionnaires, formations, par exemple.

C’est Made in France. Il est gratuit pendant 3 mois (COVID oblige), je ne sais plus quoi dire d’autre… Foncez !
https://klaxoon.com/fr/

Avantages Inconvénients
• Rétrospective Scrum ou un autre atelier d’introspection plus originale que Trello • Prise en main pas évidente pour les participants
• Modules de Reporting • Pas possible de masquer les post-it en mode libre
• Riche de fonctionnalités (quizs, formations, sondages, etc.)

Miro

Sans faire de mauvais jeux de mots, c’est l’équivalent de Klaxoon. Je ne l’ai personnellement pas testé, mais d’après un retour que j’ai reçu d’une personne l’ayant essayé, il est certes moins complet que Klaxoon mais plus facile à appréhender.


Autres

PointingPoker, pour le Poker planning

Il faut bien continuer à estimer. PointingPoker est un outil simple et efficace pour votre atelier d’estimation relative, en Sprint Planning, ou en ateliers d’affinage.

Et surtout pas besoin de créer un compte !

CoVid-19 oblige, le succès de l’outil met l’outil à rude épreuve. Il connaît ces derniers temps des pics d’utilisation qui peuvent ralentir ou rendre indisponible l’application web.

https://www.pointingpoker.com

Une alternative :  https://www.planitpoker.com

Pomodoro, l’art de rester concentré

Si comme moi perdre le focus sur votre travail est votre cauchemar quotidien, il existe une technique simple : le pomodoro

  • 25 minutes de travail sur une tâche
  • 5 minutes pour traiter ce que vous avez en attente ou une pause technique
  • Vous bouclez 4 fois comme ça et vous faites une vraie pause de 15 min.

Personnellement, j’utilise Be Focused (Mac). Il existe un équivalent pour Windows ici, Linux ici et android ici.

Lorsque vous êtes seul.e chez vous à travailler, c’est aussi un bon moyen de rythmer votre journée et de réussir à vous imposer des coupures dans votre travail.

Reveal.js, le “Powerpoint” du dev

Il faut l’admettre, faire une présentation Powerpoint, pour beaucoup, ce n’est pas la définition du plaisir. Et c’est souvent le cas dans la communauté des développeurs.

Une solution alternative est Reveal.js. Avec un Docker, un GitLab, vous pouvez ainsi partager des présentations et les versionner sans encombre dans l’environnement habituel de l’équipe de développement.

Avantages Inconvénients
• Permet d’aller droit à l’essentiel • La personnalisation de l’outil demande de faire un peu de code HTML/CSS
• Nécessite d’avoir des connaissances en développement ou de se faire aider par un dev pour pouvoir démarrer un nouveau projet de ce type

Also nominated (Aussi nominés)

Dans la liste des nominés, il y a certains outils que je n’ai pas testé ou utilisé personnellement. Certains d’entre eux seraient dignes d’un article dédié pour une analyse plus en profondeur 🤔

Communication

Gestion de projet

  • Redmine, logiciel open source pour la gestion de tickets
  • Mantis Bug Tracker, pour la gestion de tickets pure et dure
  • GitHub, même chose que GitLab, racheté par Microsoft ;)

Collaboratifs

  • Mural, dans la lignée de Klaxoon et Miro, en moins “inspiré”. Mais il possède pas mal de canevas pour aller plus vite dans la mise en place d’ateliers.
  • FunRetro, rien de bien “fun”, mais pour faire des rétros et garder une confidentialité sur les post-it lors de l’étape l’idéation, c’est cool !
  • IdeaBoardz, dans le principe de Klaxoon & Miro aussi.

Autres

  • Confluence, Outil de type Wiki par Atlassian (Jira)

Ma liste pour mon contexte projet

Dans le cadre du développement de ce produit, nous utilisons :

Teams (Client)

Quand : Pour les cérémonies Scrum, le Daily Scrum Meeting et les réunions en visioconférence.

Avis : C’est la solution aujourd’hui que nous utilisons pour communiquer avec notre client. C’est un produit assez lourd, je trouve, mais qui fait bien le job. Les outils de bureautique en entreprises sont principalement signés Microsoft et c’est mon avis, mais aujourd’hui les alternatives ne sont pas au même niveau.

Google Drive (Ippon) avec GSuite

Quand : L’outil privilégié chez Ippon. Nous l’utilisons pour le partage de fichiers et la préparation de supports pour les comités de pilotage, par exemple.

Avis : Fait très largement le job. Même si l’écriture à huit ou douze mains avec Google Suite est top, je trouve qu’un petit Powerpoint est plus riche aujourd’hui pour certaines fonctionnalités.

Klaxoon (Ippon et Client)

Quand : Pour les rétrospectives à distance, le partage d’un User Story Mapping et pour les ateliers de travail

Avis : Efficace, stable, apprentissage rapide. J’aime, et pis c'est tout.

GitLab (Client) version Silver

Quand : Product Backlog et Sprint backlog, gestionnaire de configuration CI/CD

Avis : Habitué à Jira, j’étais un peu frileux au début et finalement il fait très bien le travail. Dommage pour le prix de la licence, car en dessous de la Silver (voir Gold), il faut ruser pour rédiger/gérer les épopées, par exemple.

Gmail/Hangout/Meet (Ippon)

Quand : Pair-programming, discussions quotidiennes

Avis : Simple et efficace. Mais clairement pas la solution efficiente.
Avec Meet par exemple, il faut créer ou transférer sans arrêt des liens de conférence. Pour Hangout, ce sont les fenêtres qui s'empilent aussi vite que le CoVid19 se propage. Au fil du temps, il faut également faire le ménage dans les conversations et ne surtout pas lancer un appel audio/vidéo avec une ancienne discussion. #ButtCall
Enfin, toujours avec Hangout, ce n’est pas toujours évident de gérer les participants à une conversation.

Reveal.Js

Quand : Support de présentation pour les cérémonies de Sprint Review

Avis : Clairement pas l’outil qu’un non-développeur va mettre en place. Mais une fois la présentation faite, le “Faire Simple” est très vite apprécié de tous.

Be Focused

Quand : Pour moi et mon focus

Avis : Merci Mr. Pomodoro


Si tu as d’autres suggestions d’outils, n’hésite pas à écrire un commentaire, pouce bleu, abonne-toi à la chaîne, toussa, toussa… >_<

La suite dans le prochain épisode.


Vous avez trouvé cette publication utile? Cliquer sur
Author image
Bordeaux
Ippon
Ippon est un cabinet de conseil en technologies, créé en 2002 par un sportif de Haut Niveau et un polytechnicien, avec pour ambition de devenir leader sur les solutions Digitales, Cloud et BigData.

Ippon accompagne les entreprises dans le développement et la transformation de leur système d’information avec des applications performantes et des solutions robustes.

Ippon propose une offre de services à 360° pour répondre à l’ensemble des besoins en innovation technologique : Conseil, Design, Développement, Hébergement et Formation.

Nous avons réalisé, en 2019, un chiffre d’affaires de 42 M€. Nous sommes aujourd’hui un groupe international riche de plus de 400 consultants répartis en France, aux USA, en Australie et en Russie.
FRANCE Website LinkedIn