Façonnez votre Second Cerveau

Alexis Beaudoin , Justine Pataco 29 janv. 2024

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"Your mind is for having ideas, not holding them" - David Allen, Getting Things Done

Qu’est-ce qu’un second cerveau ?

Le "Second Brain" (ou "Second Cerveau" en français) est un terme que l'on entend beaucoup dans le milieu de la productivité. C'est un terme utilisé par Tiago Forte, un spécialiste de la productivité et du développement personnel dans son livre "Build a Second Brain".

Le Second Cerveau est un ensemble de processus et de systèmes que l'on crée pour soi-même dans l'objectif d'augmenter sa productivité, améliorer sa vision des tâches et optimiser sa charge mentale dans tous les domaines de sa vie.

L'idée est donc de créer un système externe qui agit un peu comme une extension de votre propre cerveau et de votre mémoire afin d’augmenter votre capacité de traitement de l'information.

Pourquoi mettre en place un second cerveau ?

Le principal avantage de la mise en place d’un système de Second cerveau est que cela vous aidera à exploiter pleinement le potentiel de tout ce que vous savez.
Mais ce n’est pas tout ! On vous explique :

💻 Gestion de l’information

Améliorez votre gestion de l’information et retrouvez n'importe quoi que vous ayez appris, lu ou écrit très rapidement. Avec l’ère du numérique, nous sommes souvent confrontés à une surcharge d'informations : un Second Cerveau vous aide donc à organiser et à gérer ces informations de manière efficace.

📈 Productivité

Boostez votre productivité en structurant et en organisant vos connaissances pour les utiliser afin de faire constamment progresser vos projets et objectifs. Un Second Cerveau permet de définir des priorités, de suivre les progrès et de rester concentré sur les objectifs importants.

🎨 Travail créatif

Passez moins de temps à chercher les choses et plus de temps à faire un travail créatif. En libérant le cerveau des tâches de mémorisation et d'organisation, un Second Cerveau vous permet de consacrer davantage d'énergie mentale à des activités créatives et à la résolution de problèmes.

🧘 Réduction du stress

Créez un environnement qui favorise la clarté et la tranquillité d'esprit. En ayant une méthode organisée pour gérer les informations et les tâches, un Second Cerveau peut contribuer à réduire le stress lié à la surcharge de choses à faire et à la peur d'oublier des détails importants.

🤝 Collaboration

Améliorez la collaboration dans vos projets et vos équipes. Certains systèmes de Second Cerveau sont conçus pour faciliter la collaboration en permettant notamment le partage et la gestion d'informations. Cela privilégie une communication efficace et la réalisation de projets de manière fluide et synchronisée.

📚 Apprentissage continu

Découvrez un espace de travail sain qui dynamise l’apprentissage continu. En capturant et en organisant constamment de nouvelles informations, un Second Cerveau peut faciliter l'apprentissage continu et le développement professionnel.

Posez les premières briques de votre cerveau

Avant de parler de la composition même du cerveau, il faut établir quelques bases afin que votre cerveau travaille pour / avec vous et non l'inverse.

Premièrement, aucun outil, aucune application spécifique n'est nécessaire. Il s'agit avant tout de trouver et utiliser ces derniers afin qu'ils vous servent, vous et vos besoins.

Le cerveau doit…

Être simple et fluide. Il ne doit pas créer de friction. Lorsque ce n'est pas le cas, le système ne fait qu'ajouter du stress et fait perdre du temps —tout le contraire de son utilité primaire !
Permettre de prioriser une tâche, un événement, etc. de manière efficace.
Permettre de visualiser l'information rapidement. Par exemple, afficher facilement les informations concernant une tâche, un projet ou encore une échéance.
Dans l'idéal, permettre un brain dump. C'est-à-dire vider tout ce qu'on a en tête afin de réduire sa charge mentale. Ainsi, on peut avancer l'esprit léger en sachant que l'information nous sera remontée au bon moment.

Pour moi, les briques les plus basiques et essentielles à un système de Second Cerveau sont les suivantes :

Un calendrier pour couvrir l'axe temporel de votre cerveau.
Un manageur de tâches pour l'axe action.
Un carnet de notes pour l'axe connaissances.
Et, plus accessoirement, un stockage en cloud.

Vous pouvez vous aider de la chaîne YouTube KeepProductive et de leur site Tool Finder pour trouver vos outils (presque) parfaits !

Pour chacune de ses briques, il est évidemment possible de créer son propre système, ses propres règles. Cependant, voici quelques méthodologies qui pourront vous guider en cas de panne d'inspiration.

Exemples de méthodologies pour le calendrier

Time Blocking

Le "time blocking" (ou blocage du temps) est une méthode de gestion du temps qui consiste à diviser une journée en blocs de temps dédiés à des tâches, cela signifie que des plages horaires sont réservées à l’avance pour effectuer des activités particulières.

Avec le time blocking, on décide donc de quand on va faire une tâche.

*Exemple d'une journée organisée sans et avec time-blocking (Source: Todoist)*

Timeboxing

La gestion par blocs de temps (ou timeboxing en anglais) est une autre technique de gestion du temps qui consiste à allouer à l'avance une période de temps fixe et maximal pour une tâche ou une activité, puis à réaliser cette tâche/activité dans ce laps de temps.

Avec le timeboxing, on limite combien de temps on va passer sur une tâche.

Exemples de méthodologies pour le manageur de tâches

Bento

Bento n’est pas qu’une application, c’est aussi une méthodologie qui vient compléter les applications de gestion de tâches en vous aidant à les prioriser. Cette méthodologie est composée de 3 principes :

Pack : vous contraint à prioriser trois tâches maximum, une grande, une moyenne et une petite tâche afin de réduire la surcharge de tâches et de maximiser les réalisations.
Flow : vous pousse à choisir entre trois méthodes pour savoir dans quel ordre réaliser ces trois tâches.
Focus : obtenir de meilleures sessions de concentration en faisant du monotâche, en bloquant les sources de distraction et en évitant de changer de tâche ou de point de focalisation.

*Diagramme d'explication de la méthodologie Bento*

Exemples de méthodologies pour la prise de notes

Zettelkasten

Le nom de cette méthodologie est un terme allemand signifiant « boîte de notes ». C’est une méthode de gestion des connaissances et de prise de notes qui facilite la génération d’idées et la création de liens entre les informations.

Les notes de références : C’est lorsque l’on consomme un contenu comme un livre, un article, une vidéo ou un podcast et que l’on en prend des notes ou que l’on surligne du contenu pour capturer l’information par exemple.
Les notes littéraires : On va synthétiser les informations des notes de références dans une nouvelle note avec le contexte original de la source, l’auteur, le titre du contenu ainsi que le résumé que vous avez rédigé avec vos mots.
Les notes permanentes : Une fois les notes littéraires rédigées, on va décomposer les différents concepts en plusieurs notes permanentes, celles-ci contiendront un seul concept spécifique qui sera développé en détail.
Connecter les notes permanentes entre elles : À chaque fois que l’on crée une note permanente, on se demande à quelle autre note permanente on peut la relier et on connecte ces notes ensemble.

*Diagramme d'explication de la méthodologie Zettelkasten*

PARA

La méthode PARA a été développée par Tiago Forte. Le terme "PARA" est un acronyme représentant les quatre catégories principales de la méthode :

Projects (Projets) : Cette catégorie concerne les tâches liées à des projets spécifiques que vous êtes en train de réaliser et qui ont un début et une fin claire.
Areas (Domaines) : Les domaines représentent des aspects plus larges et à plus long terme. Il peut s'agir, par exemple, de centres d'intérêt, de compétences, ou de responsabilités qui n’ont pas de fin précise.
Resources (Ressources) : Cette catégorie regroupe toutes les informations utiles, les références et les inspirations pour de futurs projets. Il peut s'agir de notes, de liens, ou de documents qui constituent une ressource précieuse.
Archives (Archives) : Comme son nom l’indique, les archives sont utilisées pour stocker des informations qui ne sont pas du tout actives, mais que vous souhaitez conserver.

*Diagramme de l'explication de la méthodologie PARA*

ACE

Cette méthodologie est un framework créé par Nick Milo qui, pour faire simple, sépare les éléments en 3 sections qui composant l'acronyme ACE :

A comme Atlas qui va stocker les connaissances et les cartographier grâce à des MOCs (map of content).
C comme Calendar qui va stocker les notes temporelles ou liées à une date. Il peut s'agir de journaling ou encore de logs de réunions
Enfin, E comme Effort qui va stocker les notes relatives à la mise en action autour d'un domaine comme d'un projet.

Exemples de méthodologies pour le stockage cloud

PARA fonctionne aussi très bien comme méthodologie pour le stockage cloud. Mais elle n’est pas la seule.

Johnny.Decimal

Le système Johnny.Decimal est une méthode d'organisation des fichiers et des dossiers. Il a été développé pour simplifier la gestion des données en utilisant un format décimal basé sur le principe de la numérotation à deux chiffres.

Chaque catégorie principale est assignée à un multiple de 10, et les sous-catégories suivent avec des décimales (ex : la catégorie 20 peut représenter "Projets", et la sous-catégorie 20.01 peut être "Projets en cours"). Ainsi, Johnny.Decimal limite l'organisation à 10 catégories et 10 sous-catégories par catégorie.

Cela permet une organisation hiérarchique et logique des informations, facilitant la recherche et la navigation. Le système Johnny.Decimal vise à améliorer l'efficacité de la gestion des fichiers et à réduire la confusion dans la structuration des données.

*Diagramme d'explication de la méthodologie Johnny.Decimal*

Exemple de méthodologie non-numérique

Bullet Journal

Le Bullet Journal (appelé aussi le « bujo ») est une méthode d’organisation inventée par Ryder Carroll, un designer américain. Il s’agit d’un système personnalisable qui n’est pas numérique… En effet, elle nécessite seulement un carnet et un crayon ! Cela repose donc sur l’utilisation d’un carnet que l’on peut personnaliser à sa guise où l’on va organiser ses calendriers, ses notes, ses listes de tâches, ses trackers etc. Le Bullet Journal est finalement un joli mix entre l’agenda classique, le kakebo, le carnet de notes et le journal intime. Ce système d’organisation est idéal pour toutes celles et ceux qui aiment les loisirs créatifs et l’écriture.

Conclusion

En adoptant le concept du Second Cerveau avec des outils numériques (ou non), vous libérez votre esprit pour une meilleure concentration. Cela optimise votre organisation, maximise l'efficacité et stimule la créativité, ouvrant ainsi la voie à une gestion plus efficace du temps et de l'information au quotidien.

NÉANMOINS, ne tombez pas dans le piège de la procrastination sophistiquée où mettre en place un second cerveau donne l'impression d'être plus productif sans forcément l’être. Un second cerveau n'est pas nécessaire à tout individu, mais il peut être une excellente béquille en cas de besoin. Quelques conseils avant de vous lancer :

Ayez confiance en votre (vrai) cerveau, ne serait-ce qu'un petit peu.
Faites un bilan sur votre gestion du temps et votre capacité à travailler en amont.
Il est facile de tomber dans la quête du nouvel outil parfait. C'est pourquoi, il faut garder un outil en phase de test pendant six mois minimum. Si vous êtes plus productif·ve qu'ultérieurement, c'est que les changements apportés sont convenables.
Capturer de l'information sans objectif sous-jacent ne sert à rien : limitez-vous à ce qui vous est utile à l'instant T.

Si vous hésitez encore à mettre en place votre second cerveau, laissez vous tenter par la lecture de la deuxième partie de cet article, dans lequel nous partagerons avec vous nos expériences personnelles, nos erreurs et nos réussites dans la mise en place de notre système.