Billet #3 : Installer collectivement une culture

Qu’est ce que cela veut dire être agile ? Quelles sont les valeurs et les principes indispensables ? Dans ce troisième billet, nous allons nous intéresser aux principes qui ont permis à l’équipe de cultiver une culture à la fois agile et lean.

Rappel : Ce billet s’inscrit dans une série de billets formant un retour d’expérience sur la transformation agile d’une équipe.

• Billet #1 : La frustration est de l’or
• Billet #2 : La rétrospective est la clé de voûte
• Billet #3 : Installer collectivement une culture
• Billet #4 : Petites boucles de rétroaction
• Billet #5 : Grandes boucles de rétro action
• Billet #6 : L’effet papillon

Intervalles réguliers

Pour assurer une amélioration continue du projet, nous avons convenu de nous réunir toutes les semaines. Cette réunion hebdomadaire a significativement amélioré la communication au sein de notre équipe. J’irai même plus loin : la réunion hebdomadaire a donné le tempo d’avancement à l’équipe.

Dans le manifeste agile, on parle d’« intervalles réguliers ». On s’est aperçu dans notre cas que la régularité est vraiment stratégique. Quand nous faisions le point à des intervalles de temps irréguliers, la comparaison des données à inspecter était plus compliquée. La régularité a permis de donner une unité de mesure fixe dans le temps.

Leadership à tous les niveaux

Le principe de « Leadership à tous les niveaux » de l’approche Kanban est très important. Il permet d’impliquer l’ensemble de l’équipe dans le processus de changement. Il encourage les individus à devenir force de proposition tout en cultivant l’esprit d’équipe.

Nous avons toujours besoin d’être entendu mais pas forcément d’avoir toujours raison. La réunion hebdomadaire permettait ainsi à chacun des membres de l’équipe d’émettre des idées d’amélioration. Seules les idées ayant obtenu une majorité des voix donnaient lieu à une étude de faisabilité, un développement ou encore une nouvelle pratique pour améliorer notre manière de travailler.

Management visuel

On voit souvent les équipes agiles travailler avec un tableau blanc et des « post-it ». Cette approche pose problème lorsqu’il s’agit d’un projet qui s’étend sur plusieurs années en terme de suivi et de traçabilité. Dans notre contexte, se passer d’un outil de gestion de projet n’était pas envisageable. Tout en étant convaincus par le management visuel, adopter les « post-it » nous semblait redondant et une perte du temps.

C’est au cours des réunions hebdomadaires que l’équipe a émis le souhait de changer l’outil de gestion de projet en faveur d’un outil plus adapté à la conduite de projet agile. Jira Agile a été identifié collectivement comme étant la meilleure solution compte tenu du contexte. Deux personnes de l’équipe ont donc pris le lead sur le sujet pour configurer l’outil en binôme afin de se l’approprier et de l’adapter aux besoins de l’équipe.

Évoluer expérimentalement

Lorsqu’on adopte une démarche d’amélioration continue, on se retrouve souvent face à des problématiques pas toujours évidentes à résoudre. Le seul moyen de maintenir l’amélioration est d’expérimenter de nouvelles idées ou pratiques. L’équipe a donc le droit à l’erreur mais le devoir de s’améliorer.

Il est cependant très important que l’équipe s’accorde à encadrer la phase d’expérimentation ou d’analyse dans le temps. Elle doit aussi placer les indicateurs pertinents avant d’expérimenter une idée ou une pratique. Enfin, elle doit toujours finir par faire le bilan collectivement afin de pouvoir s’adapter.

Les petites boucles de rétroaction

La configuration de l’outil nous a permis de formaliser notre méthodologie comme étant du “Scrum like” avec des sprints d’une semaine correspondant au rythme de nos réunions hebdomadaires.

Aux fur et à mesure des semaines, nous avons continué nos expérimentations. Je vous propose de découvrir dans mon prochain billet la méthodologie de travail que nous avons mis en place et quels ont été les indicateurs qui nous ont permis d’y parvenir.

A suivre…