Productivité : La stratégie inbox 0

Quand on a traité tous ses e-mails dans Google Inbox, on voit ce beau soleil.

Avec une bonne stratégie, on peut le voir tous les jours.

Voyons comment…

Introduction

Quand au quotidien, on reçoit beaucoup d’e-mails, il faut mettre en place une vraie stratégie pour ne pas se laisser déborder.

Dans un monde idéal, tout le monde connaîtrait les quelques règles d’usage de l’outil e-mail :

  • en destinataire principal on ne met qu’une seule personne ; cette personne a une action à faire suite à ce e-mail,
  • tous les destinataires en copie sont seulement là pour information.

Mais comme ces règles ne sont pas respectées, il faut s’organiser.

Première étape : les outils

Au quotidien j’utilise plusieurs outils dont je ne saurais plus me passer.

Il en existe plein d’autres et le but de cet article n’est pas de faire un tour d’horizon des outils de productivité. C’est plutôt un retour d’expérience personnelle.

Prise de note : Evernote

C’est ma mémoire électronique, dans le cloud bien sûr !

Toutes les informations qu’on me donne par e-mail, tous mes comptes rendus de réunions, toutes mes idées d’articles sont dans Evernote.

J’utilise également l’application mobile “scannable” sur iOS qui me permet de numériser avec mon téléphone directement sur evernote. Cerise sur le gâteau, les documents scannés font l’objet d’un traitement de reconnaissance de caractères et on peut donc rechercher du texte à l’intérieur des scans.

Les concurrents d’Evernote, qui font également très bien le boulot, sont par exemple OneNote côté Microsoft, Google Keep ou même un Google Doc.

La seule limitation de la version gratuite est de restreindre la synchronisation à 3 appareils. Evernote se décline en application Web, application desktop et application smartphone. Toutes les trois permettent les mêmes actions.

Gestion des tâches : Wunderlist

La todolist, aussi dans le cloud, avec une intégration dans MacOS très aboutie.

Par exemple, pour créer un évènement je tape “Rappeler client demain 15:30” et la tâche “Rappeler client” est créée avec une échéance le lendemain et un rappel à 15h30. Je peux aussi me forwarder un e-mail à l’adresse me@wunderlist.com et une tâche sera créée avec le contenu de l’e-mail en note.

Si l’action ne prend que 2 minutes, je ne crée évidemment pas de tâche et je la traite tout de suite. Dès que c’est plus long, je crée une tâche mais toujours en mettant une deadline.

L’application smartphone me permet de suivre mes tâches et d’en créer quand j’y pense. On peut aussi afficher ses tâches dans son calendrier.

En concurrent de Wunderlist, j’ai essayé Todoist mais j’ai perdu quelques tâches donc j’ai vite abandonné.

A lire plus tard : Pocket

Quand je tombe sur un article intéressant, c’est à dire tous les jours, au lieu de m’interrompre, je le mets de côté pour plus tard en cliquant sur l’extension Chrome de Pocket. Du coup l’article est mémorisé et je peux le consulter sur mon smartphone puis le supprimer ou le classer.

Google Inbox permet aussi de sauvegarder une page pour la lire plus tard.

Deuxième étape : la méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro permet d’organiser son temps sous forme d’itération de 25 minutes avec 5 minutes de pause entre chaque. Puis 15 minutes de pause pour bouger un peu toutes les 4 itérations.

Quand je lance une tomate (pomodoro en espagnol), autrement dit que je démarre une nouvelle itération, je m’interdis de consulter mes e-mails, de répondre au téléphone (sauf si c’est mon chef ;-), je désactive les notifications sur mon ordinateur et je me demande aux collègues qui me sollicitent d’attendre la fin de ma tomate. Ils se sont habitués maintenant et je n’ai plus à m’expliquer ; ils me demandent même si je suis dans une tomate ou disponible.

Si je dois travailler sur quelque chose qui nécessite beaucoup de concentration, je trouve aussi un moyen de m’isoler physiquement dans un box ou en télétravail.

Avec de l’expérience, on peut même chiffrer une tâche en nombre de tomates et en connaissant sa vélocité (nombre de tomates par jour), on peut vraiment planifier sa charge de travail.

Rester concentrer toute une journée, même avec la méthode pomodoro est assez difficile. En général, j’aime bien l’utiliser le matin et me rendre disponible l’après-midi pour toutes les tâches qui demandent de la collaboration.

Voici l’article wikipedia sur la technique pomodoro.

Troisième étape et finalité : la stratégie inbox 0

L’objectif est simple : viser le 0 e-mail dans sa boîte de réception.

Vous l’aurez compris à la présentation des outils, mon organisation est très simple.

Quand je reçois un e-mail :

  • Si c’est une action à faire, je crée une tâche dans Wunderlist, puis je supprime l’e-mail.
  • Si c’est une info à garder, je l’ajoute dans une note Evernote, puis je supprime l’e-mail.
  • Si je n’ai pas le temps de lire le mail tout de suite, je laisse l’e-mail dans ma boîte de réception.
  • Dans les autres cas (entre 50 et 80%), je le supprime.

Avec les webmails modernes, il est toujours possible de rechercher des e-mails supprimés. D’ailleurs dans Google Inbox ils sont marqués comme “Terminés”.

En général, j’essaye de traiter mes e-mails :

  • le matin en arrivant,
  • avant d’aller manger,
  • après manger,
  • le soir en partant.

Mais entre chaque tomate je prends quand même le temps de voir s’il n’y a pas d’e-mails urgents à traiter.

L’article qui m’a donné envie d’essayer la stratégie inbox 0 est ici.

Conclusion

Après environ deux ans que j’utilise cette méthode, j’arrive à ne pas me laisser déborder par les e-mails. C’est même plutôt addictif d’arriver à avoir 0 e-mail dans sa boîte de réception. Quasiment toutes les personnes à qui je l’ai présentée ont été séduites. Comme toutes les bonnes habitudes, il faut s’y tenir sinon on la perd très vite.

Le moment de la bascule peut faire un peu peur. Mais c’est justement une bonne occasion de solder ses mails en retard et de repartir sur de bonnes bases.


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